Przypominamy o zatwierdzaniu sprawozdań finansowych w spółkach kapitałowych
Zgodnie z art. 231 i 395 Kodeksu spółek handlowych zwyczajne zgromadzenie wspólników i zwyczajne walne zgromadzenie powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego. Termin, w którym powinno odbyć się zgromadzenie zależy zatem od zakreślenia okresu, który jest uznany za rok obrotowy spółki.
W jednostkach, w których rok obrotowy kończy się 31 grudnia termin na zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego upływa z dniem 30 czerwca kolejnego roku kalendarzowego. Do tego dnia powinny zostać przeprowadzone Zwyczajne Zgromadzenia Wspólników w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością lub Zwyczajne Walne Zgromadzenia w spółkach akcyjnych.
Przedmiotem obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników/ zwyczajnego walnego zgromadzenia powinno być:
1) rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy;
2) powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty,
3) udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków.
Kto zwołuje zwyczajne zgromadzenie wspólników/ zwyczajne walne zgromadzenie?
Zgodnie z art. 235 Kodeksu spółek handlowych zgromadzenie wspólników jest zwoływane przez zarząd. Tylko w szczególnych przypadkach, jeżeli zarząd nie wywiąże się ze swojego obowiązku, zwyczajne zgromadzenie może być zwołane przez radę nadzorczą jak również komisję rewizyjną. Umowa spółki może przyznać uprawnienia do zwołanie zgromadzenia także poszczególnym osobom.
Zgodnie z art. 399 Kodeksu spółek handlowych walne zgromadzenie zwołuje zarząd. Rada nadzorcza może zwołać zwyczajne walne zgromadzenie, jeżeli zarząd nie zwoła go w terminie określonym w Kodeksie spółek handlowych lub w statucie.
Jak zwołuje się zwyczajne zgromadzenie wspólników/ zwyczajne walne zgromadzenie ?
Dla zwołania zgromadzenia wspólników konieczne jest wysłanie zaproszeń do udziału w zgromadzeniu najpóźniej na 2 tygodnie przed dniem planowanego zgromadzenia w jednej z form określonych w Kodeksie spółek handlowych.
W zaproszeniu należy oznaczyć:
- dzień,
- godzinę,
- miejsce zgromadzenia wspólników,
- szczegółowy porządek obrad,
- w przypadku zamierzonej zmiany umowy spółki należy wskazać istotne elementy treści proponowanych zmian.
Natomiast walne zgromadzenie zwołuje się przez ogłoszenie, które powinno być dokonane co najmniej na trzy tygodnie przed terminem walnego zgromadzenia.
W ogłoszeniu należy oznaczyć:
- datę,
- godzinę,
- miejsce walnego zgromadzenia,
- szczegółowy porządek obrad,
- w przypadku zamierzonej zmiany statutu powołać należy dotychczas obowiązujące postanowienia, jak również treść projektowanych zmian.
Gdzie powinno odbyć się zgromadzenie?
Zgromadzenia wspólników/ walne zgromadzenia odbywają się w siedzibie spółki, jeżeli umowa/statut spółki nie wskazuje innego miejsca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Dodatkowo zgromadzenie wspólników może się odbyć również w innym miejscu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na to zgodę na piśmie.
ZŁOŻENIE SPRAWOZDANIA FINANSOWEGO DO KRS
Jak sprawozdanie finansowe zostanie już zaakceptowane musi trafić do KRS w ciągu 15 dni, co oznacza, że jeśli sprawozdanie finansowe sporządzone zostało na dzień 31 grudnia 2018 r. to ostatecznym terminem złożenia go do KRS jest 15 lipca 2019 r.
Należy mieć na uwadze, że do złożenia sprawozdania finansowego wymagana jest forma elektroniczna i także podpisy elektroniczne. Ministerstwo Finansów akceptuje podpis kwalifikowany albo profil zaufany ePUAP.
Nasza Kancelaria zajmuje się zarówno przygotowywaniem wszystkich uchwał, projektów zaproszeń oraz przygotowaniem treści ogłoszeń, jak również służy wsparciem w przesłaniu sprawozdań finansowych do KRS.